Shalom Aleichem!
Xin Chúa chúc phúc lành cho quý XẾP.
Khi tổ chức một bữa tiệc cộng đoàn, cần phải dùng các nguyên tắc khoa học để bàn thảo như vậy dễ phân công.
Phải dùng khoa học tổ chức để làm việc, kẻo không sẽ gây đụng chạm. Nhất là khì tất cả mọi người vì lòng bác ái mà tình nguyện, do đó mỗi người đều có một sở trường, sở thích và kinh nghiệm khác nhau.
Nếu ta không biết tổ chức nhân sự thì chắc chắn sẽ có vấn đề.
Vậy phải tổ chức nhân sự như thế nào?
Trước tiên, phải lập Ban Tổ Chức. Ban Tổ Chức ấy phải có người đứng đầu. Người đứng đầu sẽ điều hành và điều họp các buổi hội thảo và bữa tiệc.
Ban Tổ Chức phải xác định mục đích của bữa tiệc.
Tổ chức bữa tiệc này nhằm mục đích gì?
Có hai phần: tinh thần và vật chất.
Chúa Giê-su xuống thế làm người và Ngài dạy các môn đệ nghệ thuật tổ chức siêu sách.
Mỗi lần nghe giảng xong, nếu ai có đói thì Ngài bảo các môn đệ cho dân chúng ăn.
Mỗi khi gặp Chúa Giê-su thì đều có ăn.
Có nhiều người rất ích kỷ, chỉ nghĩ cho bản thân mình và gia đình mình, trong đó có hai anh em con ông Zebedee.
Chúa thấy tất cả. Nhưng Ngài giàu lòng quảng đại và bao dung, nên theo Ngài thì không một ai ra về mà bụng đói.
Đầu tiên cần phải có là tinh thần quảng đại của Chúa Giê-su.
Kế đến là tinh thần khiêm nhường. Theo Thánh Phao-lô, ta luôn coi trọng người khác hơn mình. Đó mới là Công Giáo.
Cho dù SHALOM có hát hay, phục vụ giỏi, tổ chức chu đáo, mà cộng đoàn lại nhìn thấy không có sự an vui hài hoà giữa các môn đệ SHALOM, thì buổi tiệc mừng Lễ Quan Thầy mất hết ý nghĩa.
Vậy, ta phải học hỏi để hiểu biết. Trước tiên là biết người. Kế đến là hiểu bản thân mình.
Mỗi người hiểu rõ khả năng, sở trường, sở đoản, nhược điểm của mình là gì.
Đồng thời, thấy rõ, biết chắc về khả năng, sở trường, nhu cầu của người khác là gì.
Một khi hiểu mình và biết người thì ta mới có thể bổ khuyết cho nhau.
Thấy người khác thiếu xót, ta ra tay trợ giúp.
Thấy người khác có khả năng thì ta mừng vui khích lệ.
Cái xấu hay điều thiếu xót của người khác, ta phải coi như của chính mình.
Còn khi thấy người khác thành đạt thì ta mừng vui vì Thiên Chúa được vinh quang do công việc phục vụ của họ.
Làm một việc thật nhỏ như tổ chức một buổi tiệc thật nhỏ nhưng mang một con tim đầy bác ái và khiêm nhường, cho dầu việc làm có thất bại, ta vẫn vui và mọi người sẽ được vui lây.
Bây giờ nói về việc tổ chức.
Yêu cầu quý XẾP đừng nhắm mắt mà làm.
Phải chịu khó ngồi xuống với nhau. Diện đối diện. Ba mặt một lời. Làm việc như thế có tình Chúa và tình người.
Việc đầu tiên phải làm không phải là tổ chức mà phải cầu nguyện với nhau.
Sau khi cầu nguyện xin ơn Đức Chúa Thánh Thần, thì ta quan sát.
Ta phải xem ta cần gì?
Đây là các điều cần:
(1) Ban Tổ Chức có quy củ và tôn ti trật tự.
Không nên làm việc các bộp chộp, thiếu nguyên tắc. Chắc chắn sẽ không làm việc lâu dài được.
(2) Ban Ẩm Thực
(3) Ban Tiếp Tân
(4) Ban Vệ Sinh
(5) Ban Tài Chánh
Phải phỏng tính:
(1) Bao nhiêu người sẽ tham dự Thánh Lễ?
(2) Bao nhiêu người sẽ ở lại sau Thánh Lễ?
(3) Bao nhiêu người sẽ lấy đồ ăn rồi về lập tức?
(4) Bao nhiêu người phục vụ?
(5) Làm thế nào để phục vụ có trật tự?
Giả như ta có 200 người dự tiệc, thì phải mất bao nhiêu người hầu việc?
Phải tính thật chi tiết:
Ca đoàn tổng cộng có bao nhiêu người?
Có đủ người phục vụ cho cộng đoàn hay không?
Bao nhiêu người sẽ lo cho Ẩm Thực?
Bao nhiêu lo Tiếp Tân?
Bao nhiêu lo Vệ Sinh?
Xin VUI LÒNG ĐỪNG NHẮM MẮT MÀ LÀM.
Giả như tổ chức cho 1,000 người thì sao? 5,000 thì sao? 10,000 thì sao?
Nguyên tắc phục vụ cho 100 người phải giống như cho 1,000 hay 10,000.
Nếu từ đầu không làm đúng theo nguyên tắc, thì sẽ không thể nào tiến được.
Tôi muốn nhìn thấy và chứng kiến khả năng lãnh đạo và tổ chức của quý XẾP tiến triển.
ĐỪNG NHẮM MẮT MÀ LÀM.
Nhìn cho thật kỹ, và nhìn một cách khách quan.
Từ trước đến nay Nhà Dòng chỉ lệ thuộc vào một vài người thân quen làm việc mà thôi.
Những người này có tinh thần dấn thân rất cao, đáng phục.
Nhưng cứ nhắm vào đầu một người mà sai hoài, trước sau gì cũng gãy.
Phải tập tổ chức và phân công.
Tôi thấy rất rõ: Có rất nhiều người có khả năng muốn ra tay giúp, nhưng không có ai thấy họ và nhờ họ giúp nên họ chỉ nhìn thôi.
Vì vậy, tôi mới quyết định cho cả ca đoàn xoay tua hay thay phiên nhau đánh nhịp.
Ta muốn mở rộng và mời thêm người vào giúp.
Như vậy việc tổ chức phải có khoa học.
Tôi lại thấy tinh thần bà con đến Nhà Dòng rất cao.
Vì thấy có rất nhiều người có lòng và có khả năng, nhưng thời giờ và chỗ ở lại hạn hẹp, do đó lại phải tổ chức chặt chẽ hơn nữa.
Tựu trung: PHẢI CÓ MỘT BUỔI HỌP NGHIÊM TÚC ĐỀ TỔ CHỨC LỄ QUAN THẦY.
Có rất nhiều việc phải bàn thảo, ngoài việc ẩm thực.
Pax Christi
